Invitar a participantes externos

Comparte controles de una evaluación con un encuestador externo y acompaña la invitación.

Las invitaciones externas permiten que una persona responda solo a los controles seleccionados de una evaluación a través de un acceso temporal y restringido. “Assessment” es el término utilizado en Wasa para un ciclo de evaluación.

Qué hará

Elegirás una evaluación en borrador, definirás los controles compartidos, enviarás la invitación y entenderás cómo el invitado valida el correo electrónico para responder.

Quién puede hacerlo

Los usuarios con acceso a la evaluación y al área Invitaciones externas pueden crear invitaciones cuando esta acción esté disponible. El participante externo solo accede al enlace recibido y a los controles incluidos en la invitación.

Antes de empezar

Confirme que la organización correcta está activa.
Tenga una evaluación en el estado Borrador.
Define qué controles debe responder el participante. Cada invitación acepta hasta 500 controles.
Tenga el correo electrónico del invitado. El nombre es opcional.
Confirme que la persona espera recibir la invitación y sabe que necesitará validar el correo electrónico.

Ruta en el menú

Para enviar: GRC → Invitaciones externas.
Para responder: abra el enlace completo recibido en la invitación.

Pasos

En Invitaciones externas, seleccione la evaluación en borrador.
Utilice los filtros de Sección, Grupo de control y Dominio para localizar el contenido que se va a compartir.
Marca los controles deseados o utiliza Seleccionar todos para los elementos filtrados. Comprueba la cantidad antes de continuar.
Indique el Correo electrónico del invitado y, si lo desea, el Nombre.
Seleccione Enviar invitación.
Compruebe la invitación en Invitaciones enviadas. La lista muestra al participante, el estado, la cantidad de controles, la validez y la situación del envío.
Si Copiar enlace está disponible, utilice esta acción para compartir el mismo acceso a través de un canal seguro. Utilice Reenviar cuando la acción esté habilitada en la tarjeta. Para una invitación caducada o revocada, el reenvío crea un nuevo enlace y exige una nueva validación por código; el acceso anterior permanece inválido.
El invitado abre el enlace y selecciona Enviar código para validar el correo electrónico asociado a la invitación.
El invitado informa del código de 6 dígitos recibido y selecciona Validar.
Después de la validación, el invitado responde a los controles compartidos. Si adjunta un archivo incorrecto, utiliza la acción de eliminación en el propio archivo antes de continuar y comprueba si ha salido de la lista.
El invitado selecciona Finalizar envío cuando todos los controles estén completos y no haya cambios pendientes.

Resultado esperado

La invitación aparece en Invitaciones enviadas con su estado y alcance. Después de la validación, el participante solo accede a los controles compartidos. Al finalizar, la pantalla muestra Respuestas enviadas.

Problemas frecuentes

Situación	Qué hacer
No aparece ninguna evaluación para la invitación	Confirme si la organización es correcta y si existe una evaluación en Borrador en este contexto.
Enviar invitación está deshabilitado	Seleccione al menos un control e indique el correo electrónico del invitado. También confirme si la evaluación sigue en borrador.
La invitación ha caducado o ha sido revocada	Si la participación sigue siendo necesaria, el responsable autorizado puede utilizar Reenviar para emitir un nuevo enlace. No reutilice el enlace anterior.
La invitación no está disponible o no se ha encontrado	Compruebe si el enlace está completo. Si sigue sin estar disponible, solicite un nuevo envío al responsable de la evaluación.
El código es inválido o ha caducado	Utilice Enviar código de nuevo e indique el nuevo código recibido para el mismo correo electrónico.
La evaluación no está temporalmente disponible	Utilice Intentar de nuevo más tarde. El acceso temporal se mantendrá mientras el invitado siga siendo válido.
El invitado no puede completar	Confirme si todos los controles tienen nota o No aplicable y observación o justificación obligatoria, y si no hay guardados pendientes.