Administrar usuarios y accesos

El área de usuarios reúne a las personas y sus accesos en el contexto activo. En la interfaz, una membership es el vínculo entre un usuario, un workspace o organización y el perfil asignado en ese contexto.

En Usuarios, las personas visibles aparecen en orden alfabético por nombre completo. La búsqueda y los filtros mantienen ese orden.

Qué hará

Localizará usuarios, consultará sus vínculos y, cuando las acciones estén disponibles, creará invitaciones o actualizará los accesos presentados por la plataforma.

Quién puede hacerlo

Los perfiles Administrador de Grupo y Administrador de Organización pueden acceder a Usuarios y Memberships. El administrador de grupo solo actúa en el propio grupo y en las organizaciones vinculadas; el administrador de organización solo actúa en la organización autorizada. Las acciones disponibles pueden ser diferentes para cada perfil.

Antes de empezar

• Confirme la organización activa y el perfil administrativo asociado a ella.
• Tenga el nombre y el correo electrónico profesional de la persona cuando necesite crear un usuario.
• Defina el acceso en el grupo activo o en una de sus organizaciones y el perfil que recibirá la persona.
• Solo conceda el acceso necesario. La plataforma confirma la autorización al guardar cada cambio.

Ruta en el menú

En el menú principal, seleccione Administrador → Usuarios para gestionar personas. Para consultar los vínculos, seleccione Administrador → Memberships.

Pasos

1. En Usuarios, utilice la búsqueda o filtre por estado, perfil y organización para localizar a una persona.
2. En pantallas grandes, elija Tarjetas o Tabla encima de la lista. Las tarjetas son la vista inicial; ambas opciones muestran los mismos usuarios filtrados. En pantallas pequeñas, la lista aparece automáticamente como tarjetas. Si eligió Tabla, esa selección vuelve cuando la pantalla se amplía. Consulte los perfiles y la organización en la tarjeta o en la fila de la tabla.
3. Seleccione Nuevo usuario e introduzca el nombre completo y el correo electrónico. La creación envía una invitación; no es necesario definir el estado de la persona.
4. Si administra un grupo, confirme el espacio de trabajo activo que muestra la plataforma. Puede asignar Administrador del espacio de trabajo en ese grupo cuando la opción esté disponible; entonces se omite la etapa de organizaciones. Para otro perfil, elija una organización vinculada al grupo activo. Este flujo no permite buscar espacios de trabajo de otros grupos. Si administra solo una organización, la etapa muestra directamente su organización, sin acceso al grupo principal ni a organizaciones vecinas.
5. Para cada organización mostrada, elija un perfil. Administrador de Organización utiliza todos los módulos habilitados; Analista de Organización comienza con los módulos habilitados seleccionados, que puede reducir. Los módulos de un perfil personalizado se derivan de sus permisos y no se eligen por separado. Un módulo habilitado posteriormente no se agrega automáticamente a una asociación de analista existente.
6. Revise la información y utilice Enviar invitación. Para un usuario existente, use la opción de edición, siga las mismas etapas y guarde solo los cambios deseados.
7. Cuando estén disponibles, abra Acciones en una tarjeta o fila de la tabla para reenviar una invitación, enviar un restablecimiento de contraseña o desactivar a un usuario. Lea la confirmación antes de continuar.
8. Para retirar un acceso específico, edite al usuario, desmarque la organización o el espacio de trabajo correspondiente y revise el aviso. Si es la última asociación, la persona quedará sin acceso a espacios de trabajo u organizaciones después de guardar.
9. Para interrumpir el acceso sin borrar la identidad, seleccione Desactivar, lea Desactivar usuario y confirme. Los permisos y el historial se conservan.
10. Si administra un grupo y Eliminar identidad está disponible para una persona cuyo acceso se limita a ese grupo, use la acción solo cuando la eliminación permanente sea necesaria. Revise los impactos, elija cómo tratar las responsabilidades activas cuando se le solicite y confirme solo después de revisar al usuario seleccionado.
11. En Memberships, busque por usuario u organización y filtre por perfil o estado.
12. Compruebe el usuario, la organización, el tipo, el perfil y el estado del vínculo. Si es necesario, utilice Exportar para obtener los elementos filtrados.

Resultado esperado

La plataforma informa de Usuario creado o Usuario actualizado cuando se completa la mantenimiento. En Memberships, los vínculos visibles reflejan a los usuarios, organizaciones, perfiles y estado del contexto activo. La desactivación bloquea el acceso y preserva las permisos; la exclusión de identidad elimina permanentemente la cuenta, pero mantiene las actividades y los historiales asociados al identificador original.

Problemas frecuentes

Tareas relacionadas

• Visión general de la Administración
• Administrar organizaciones
• Crear y administrar perfiles de acceso
• Consultar módulos y licencias
• Configurar MFA
• Administrar perfil y contraseña