Registrar o importar proveedores

Prepárese los proveedores y contactos necesarios para iniciar evaluaciones dirigidas.

El registro de proveedor reúne a la empresa y sus contactos en la organización activa. Debe existir antes de crear una evaluación de proveedor.

Qué hará

Registrarás un proveedor individualmente o importarás varios proveedores por hoja de cálculo. Los contactos son opcionales.

Quién puede hacerlo

Usuarios con acceso al módulo GRC y al área Proveedores en la organización activa. El registro e importación dependen de la capacidad disponible en la licencia. Crear, cambiar o eliminar contactos requiere el permiso específico para esa acción sobre contactos y también permiso para gestionar el proveedor al que pertenecen. Gestionar proveedores por sí solo no permite eliminar contactos. Para eliminar un proveedor, su perfil debe permitir eliminar proveedores. Si tiene contactos, también necesita permiso para eliminarlos. Las evaluaciones activas requieren permiso para archivarlas, y eliminar cualquier evaluación vinculada requiere permiso para eliminar evaluaciones. Si falta un permiso necesario para su caso, solicite ayuda a un administrador de la organización.

Antes de empezar

Confirme que la organización correcta está activa. Los proveedores se registran en el contexto de la organización atendida.
Para un registro individual, tenga el nombre, el país y la identificación fiscal o registro local. Los datos de contacto solo son necesarios si desea agregar contactos.
Para una importación, descargue y rellene el modelo proporcionado por Wasa.
Si administra la organización, consulte la capacidad disponible; en caso contrario, solicite esa información a un administrador. Wasa verifica el límite al guardar.

Ruta en el menú

Seleccione GRC → Proveedores.

Pasos

Registrar un proveedor

Seleccione Registrar proveedor.
Indique el Nombre del proveedor y seleccione el País.
Para un proveedor de Brasil, indique el CNPJ. Para los demás países, indique la Identificación fiscal / registro.
Si lo desea, en Contactos iniciales agregue un contacto con nombre, correo electrónico y cargo.
Si es necesario, seleccione Añadir otro contacto y complete los datos adicionales.
Revise la información y guarde el registro.

Importar proveedores

Seleccione Descargar modelo y guarde la hoja de cálculo proporcionada por Wasa.
Rellene la plantilla sin cambiar sus columnas. Si un proveedor no tiene contactos, deje vacías todas las columnas de contacto. Si tiene contactos, use una fila por contacto y complete los tres campos.
Vuelva a la página Proveedores y seleccione Importar proveedores.
Si es necesario, vuelva a usar Descargar modelo dentro de la ventana de importación.
Seleccione el archivo XLSX rellenado y compruebe el nombre que aparece en la pantalla.
Seleccione Importar proveedores.
Si Wasa indica líneas con problemas, corrija en el archivo todas las líneas informadas y haga una nueva importación.

Eliminar un contacto o proveedor

Abra el proveedor para revisar sus contactos y evaluaciones antes de eliminar cualquier elemento.
Para eliminar un contacto, seleccione Eliminar en el contacto, lea Este contacto se eliminará permanentemente y confirme solo si ya no es necesario.
Archive las evaluaciones vinculadas activas y, si es necesaria la eliminación definitiva, elimine cada evaluación archivada. Esta acción también elimina sus datos asociados y no se puede deshacer.
Elimine todos los contactos restantes, incluidos los archivados.
Vuelva a Proveedores y seleccione Eliminar proveedor en la tarjeta correspondiente.
Revise la confirmación ¿Eliminar proveedor? y confirme.

Resultado esperado

En el registro individual, Wasa confirma Proveedor creado. En la importación, Wasa informa cuántos proveedores y contactos se han importado. Los nuevos registros aparecen en Proveedores y están disponibles para su evaluación en la organización activa. Un contacto o proveedor excluido deja de aparecer en el respectivo registro; la eliminación es permanente a través de la interfaz.

Problemas frecuentes

Situación	Qué hacer
Registrar proveedor o Importar proveedores está deshabilitado	Confirmar si la licencia está disponible y si aún hay cantidad restante para proveedores.
El CNPJ es rechazado	Revise el valor informado en el campo y corrija los caracteres o dígitos indicados por Wasa.
La importación informa de líneas inválidas	Corrija en el modelo los campos indicados para cada línea. El archivo completo se rechaza mientras haya una línea inválida.
La importación entra en conflicto	Verifique si los proveedores ya existen en la organización y si la licencia cubre todos los nuevos registros.
El archivo no se puede seleccionar	Utilice el modelo en formato XLSX descargado de Wasa y mantenga el límite indicado en la ventana de importación.
No aparece un proveedor importado	Asegúrese de que el mensaje de finalización informó de la importación y de que sigue en la misma organización.
El proveedor no puede ser eliminado	Elimine todas las evaluaciones vinculadas después de archivarlas y retire todos los contactos.
Eliminar no aparece en un contacto	Consulte con un administrador si su perfil permite eliminar contactos y gestionar el proveedor. Si falta cualquiera de los permisos, la acción se oculta.