Cadastrar ou importar fornecedores

Prepare os fornecedores e contatos necessários para iniciar avaliações direcionadas.

O cadastro de fornecedor reúne a empresa e seus contatos na organização ativa. Ele precisa existir antes da criação de uma avaliação de fornecedor.

O que você fará

Você cadastrará um fornecedor individualmente ou importará vários fornecedores por planilha. Contatos são opcionais.

Quem pode fazer

Usuários com acesso ao módulo GRC e à área Fornecedores na organização ativa. O cadastro e a importação dependem da capacidade disponível na licença. Criar, alterar ou excluir contatos exige a autorização específica para a ação sobre contatos e também autorização para gerenciar o fornecedor ao qual pertencem. Gerenciar fornecedores, por si só, não libera a exclusão de contatos. Para excluir um fornecedor, seu perfil precisa permitir excluir fornecedores. Se houver contatos, também precisa permitir excluí-los. Se houver avaliações ativas, precisa permitir arquivá-las; para remover qualquer avaliação vinculada, precisa permitir excluí-la. Se faltar uma ação necessária ao seu caso, peça ajuda a um administrador da organização.

Antes de começar

Confirme que a organização correta está ativa. Fornecedores são cadastrados no contexto da organização atendida.
Para um cadastro individual, tenha o nome, o país e a identificação fiscal ou registro local. Se desejar incluir contatos, tenha também seus dados.
Para uma importação, baixe e preencha o modelo fornecido pela própria Wasa.
Se você administra a organização, consulte a capacidade disponível; caso contrário, solicite essa informação a um administrador. A Wasa verifica o limite ao salvar.

Caminho no menu

Selecione GRC → Fornecedores.

Passos

Cadastrar um fornecedor

Selecione Cadastrar fornecedor.
Informe o Nome do fornecedor e selecione o País.
Para um fornecedor do Brasil, informe o CNPJ. Para os demais países, informe a Identificação fiscal / registro.
Se desejar, em Contatos iniciais, adicione um contato com nome, e-mail e cargo.
Se precisar, selecione Adicionar outro contato e complete os dados adicionais.
Revise as informações e salve o cadastro.

Importar fornecedores

Selecione Baixar modelo e salve a planilha disponibilizada pela Wasa.
Preencha o modelo sem alterar a estrutura das colunas. Para fornecedores sem contatos, deixe vazias todas as colunas de contato. Se houver contatos, use uma linha por contato e preencha os três campos.
Volte à página Fornecedores e selecione Importar fornecedores.
Se necessário, use novamente Baixar modelo dentro da janela de importação.
Selecione o arquivo XLSX preenchido e confira o nome apresentado na tela.
Selecione Importar fornecedores.
Se a Wasa indicar linhas com problemas, corrija no arquivo todas as linhas informadas e faça uma nova importação.

Excluir um contato ou fornecedor

Abra o fornecedor para consultar contatos e avaliações antes de remover qualquer item.
Para retirar um contato, selecione Excluir no contato, leia Este contato será removido permanentemente e confirme somente se ele não for mais necessário.
Arquive cada avaliação vinculada que ainda estiver ativa e, se a exclusão definitiva for necessária, exclua cada avaliação arquivada. Isso remove seus dados associados e não pode ser desfeito.
Exclua todos os contatos restantes, inclusive os arquivados.
Volte à lista Fornecedores e selecione Excluir fornecedor no cartão correto.
Na confirmação Excluir fornecedor?, confira o cadastro e confirme Excluir fornecedor.

Resultado esperado

No cadastro individual, a Wasa confirma Fornecedor criado. Na importação, a Wasa informa quantos fornecedores e contatos foram importados. Os novos cadastros aparecem em Fornecedores e ficam disponíveis para avaliações na organização ativa. Um contato ou fornecedor excluído deixa de aparecer no respectivo cadastro; a remoção é permanente pela interface.

Problemas comuns

Situação	O que fazer
Cadastrar fornecedor ou Importar fornecedores está desabilitado	Confirme se o licenciamento está disponível e se ainda há quantidade restante para fornecedores.
O CNPJ é recusado	Revise o valor informado no campo e corrija os caracteres ou dígitos indicados pela Wasa.
A importação informa linhas inválidas	Corrija no modelo os campos indicados para cada linha. O arquivo inteiro é recusado enquanto houver uma linha inválida.
A importação entra em conflito	Verifique se os fornecedores já existem na organização e se a licença comporta todos os novos cadastros.
O arquivo não pode ser selecionado	Use o modelo em formato XLSX baixado da Wasa e mantenha o limite indicado na janela de importação.
Um fornecedor importado não aparece	Confirme se a mensagem de conclusão informou a importação e se você continua na mesma organização.
O fornecedor não pode ser excluído	Exclua antes todas as avaliações vinculadas — após arquivá-las — e todos os contatos.
Excluir não aparece em um contato	Confirme com um administrador se o seu perfil permite excluir contatos e gerenciar o fornecedor. A falta de uma dessas permissões oculta a ação.